Cómo cuidamos los datos de tu escribanía

Todas las escribanías comparten el sistema, pero cada una ve solo lo suyo. Esa separación la hace la base de datos misma, en cada consulta, aunque la aplicación tuviera un error: es un muro que ninguna otra regla puede abrir.

Cada vez que cambiamos algo, una batería de pruebas automáticas intenta, con una persona de cada rol, leer, cargar, modificar y borrar datos y archivos de otra escribanía. Si una sola de esas pruebas lo logra, el cambio no se publica.

Los datos personales de los clientes (DNI, CUIT, domicilio, teléfono, mail, fecha de nacimiento, estado civil y notas) y los archivos que subís se cifran antes de guardarse, con una clave propia de tu escribanía. En la base y en el almacenamiento quedan ilegibles: ni el proveedor de los servidores los puede leer. El nombre y el apellido quedan legibles para poder buscar.

Todo viaja cifrado entre tu computadora o tu celular y los servidores, y los discos donde se guardan también están cifrados.

Además de la contraseña, se pide un código de una app del celular. Para lo que no tiene vuelta atrás (borrar definitivamente, llevarse todos los datos, dar de baja la escribanía) se pide el código otra vez, aunque ya hayas entrado.

Cada alta, cambio y borrado queda en un registro que el sistema no deja editar ni borrar a nadie, tampoco a nosotros. También queda quién abrió cada carpeta y quién bajó cada archivo. El titular lo puede consultar cuando quiera.

La base de datos y los archivos están en San Pablo (Brasil). Antes de cargar el primer dato real, cada escribanía firma con nosotros un contrato de encargado de tratamiento, como pide la Ley 25.326, con las cláusulas para transferencias internacionales que aprobó la Agencia de Acceso a la Información Pública. La lista de proveedores está en la política de privacidad.

Además de las copias diarias del proveedor, todas las semanas guardamos una copia cifrada de la base en otro proveedor, en otra empresa y otro lugar. Una vez por trimestre hacemos un simulacro: restauramos una copia desde cero y comprobamos que esté todo.

Cuando quieras, el titular se lleva todo en un solo archivo: los datos en planillas y en formatos abiertos, los archivos ordenados por carpeta y un índice para recorrerlo con el navegador.

Si la escribanía se da de baja, durante 30 días todo sigue funcionando y la baja se puede cancelar. Después se borra lo de trabajo. Los datos del legajo UIF se conservan 10 años, como pide la norma, salvo que el titular indique otra cosa, y esa instrucción queda registrada.

Lo que propone una inteligencia artificial es siempre un borrador que revisa y aprueba una persona, y queda registrado quién lo aprobó. Los datos de tus clientes nunca se usan para entrenar modelos, y los legajos UIF no se envían a ningún modelo.

Escribinos a seguridad@antemi.com.ar. Respondemos rápido y te contamos qué hicimos. Si un incidente afecta datos de tu escribanía, te avisamos dentro de las 72 horas.